CRM inteqrasiyası üçün data mapping checklisti

Qısa cavab

CRM inteqrasiyası üçün data mapping iki sistem arasında hər sahənin hara, hansı formada və hansı qaydayla getdiyini yazan sənəddir. Yaxşı mapping cədvəlində hər sətir bir sahədir və doqquz sütun olur: mənbə sahə, hədəf sahə, tip və format, çevirmə qaydası, məcburidir ya yox, istiqamət, əsas sistem (system of record), konflikt qaydası və nümunə dəyər. Status və seçim siyahıları ayrıca uyğunluq cədvəli ilə xəritələnir. İnteqrasiya işə düşməzdən əvvəl 20 real qeyd ilə test edilir. Mapping-in çox hissəsi texniki yox, biznes qərarıdır, ona görə onu IT ilə satış birlikdə yazmalıdır.

Niyə mapping inteqrasiyanın ən çox səhv olan hissəsidir

İnteqrasiyanın texniki hissəsi — API-nin qoşulması — çox vaxt bir neçə gün çəkir. Problemlər isə sonra çıxır: nömrələr bir sistemdə +994 ilə, digərində 0 ilə yazılır və dublikat yaranır; «Maraqlanır» statusu hədəf sistemdə qarşılığı olmadığı üçün «Yeni»yə düşür; tarixlər saat qurşağı fərqinə görə bir gün sürüşür; iki sistem eyni sahəni növbə ilə üzərindən yazır və heç kim son dəyərin hansı olduğunu bilmir.

Bu səhvlərin hamısı kod səhvi deyil — yazılmamış qərarlardır. Mapping sənədi bu qərarları inteqrasiyadan əvvəl verdirir.

Mapping cədvəlinin doqquz sütunu

1. 1Mənbə sahəSahənin mənbə sistemdəki dəqiq adı və yeri: «lead.phone».
2. 2Hədəf sahəHədəf sistemdəki qarşılığı: «Contact → Phone (work)».
3. 3Tip və formatMətn, rəqəm, tarix, siyahı; nömrə üçün +994XXXXXXXXX kimi format.
4. 4Çevirmə«055 234 56 78» → «+994552345678»; «sabah» → konkret tarix; manat → rəqəm.
5. 5MəcburilikHədəfdə məcburidirsə, mənbədə boş olanda nə edilir: göndərilmir, default dəyər, yoxsa xəta?
6. 6İstiqamətBir tərəfli (A → B) və ya iki tərəfli.
7. 7Əsas sistemBu sahənin «həqiqəti» harada saxlanılır.
8. 8Konflikt qaydasıHər iki sistemdə dəyişibsə, hansı qalır.
9. 9NümunəReal, amma anonimləşdirilmiş bir dəyər — testdə yoxlanılacaq.

Əsas sistem: hər sahənin bir sahibi

Ən vacib qərar budur: hər sahə üçün hansı sistem doğrunun mənbəyidir? Məsələn, söhbətdən gələn ehtiyac və xülasə üçün əsas sistem AI platformasıdır; müqavilə məbləği və ödəniş statusu üçün mühasibat və ya əsas CRM. Əsas sistemi olmayan sahə iki tərəfli sinxronizasiyada «ping-pong» yaradır: hər sistem digərinin dəyərini üzərindən yazır.

Status və siyahıların uyğunluğu

İki sistemin statusları heç vaxt eyni olmur. Ayrıca kiçik cədvəl yazın: mənbədəki hər dəyər hədəfdə hansı dəyərə çevrilir. Məsələn, «Maraqlanır» → «Qualified», «Əlaqə alınmır» → «Attempted to contact». Qarşılığı olmayan dəyər üçün qərar verin: hədəfdə yeni dəyər yaratmaq, ən yaxınına bağlamaq, yoxsa göndərməmək. Statusların özünün necə qurulduğunu lead statusları yazısında izah etmişik.

Kimlik açarı və dublikat

Hədəf sistem gələn qeydin yeni olub-olmadığını bilməlidir. Bunun üçün bir açar seçilir: normal formata salınmış telefon, e-poçt və ya mənbə sistemin qeyd identifikatoru. Açar olmadan hər sinxronizasiya yeni kart yaradır. Ən etibarlı yol mənbənin identifikatorunu hədəfdə ayrıca sahədə saxlamaqdır: telefon dəyişsə də, əlaqə itmir. Mövcud dublikatların təmizlənməsini CRM-də dublikat kartlar yazısında göstərmişik.

Formatlar: telefon, tarix, saat qurşağı, valyuta

• Telefon: bir beynəlxalq format, boşluqsuz. Mənbədə fərqli yazılışlar varsa, çevirmə qaydası yazılır.
• Tarix: ISO formatı (2026-10-06) və saat qurşağı açıq göstərilir — Bakı vaxtı ilə UTC arasındakı fərq tarixi sürüşdürə bilər.
• Valyuta: məbləğ rəqəm kimi, valyuta ayrıca sahədə.
• Ad: bir sahə, yoxsa ad və soyad ayrı? Hədəfdə ayrıdırsa, bölmə qaydası yazılır.
• Mətn uzunluğu: hədəf sahə 255 simvol saxlayırsa, uzun xülasə kəsilir — bunu əvvəlcədən bilin.

Boş dəyərlər və default

Mənbədə boş olan sahə hədəfə necə getməlidir? Üç variant var və hər sahə üçün biri seçilir: heç göndərilmir (hədəfdəki köhnə dəyər qalır), boş göndərilir (köhnə dəyər silinir) və ya default dəyər yazılır. Ən təhlükəli variant boş dəyərin hədəfdəki doğru dəyəri silməsidir: menecerin əl ilə yazdığı büdcə növbəti sinxronizasiyada itir.

20 qeydlik test

1. 1Nümunə seçin20 real qeyd: tam doldurulmuş, yarımçıq, qeyri-adi nömrəli, uzun mətnli, iki dəfə gələn.
2. 2GöndərinTest mühitinə və ya test kimi işarələnmiş qeydlərə.
3. 3Sahə-sahə yoxlayınHər sətrin nümunə sütunu ilə hədəfdəki nəticəni müqayisə edin.
4. 4İkinci dəfə göndərinEyni qeyd yenidən gələndə dublikat yaranmamalıdır.
5. 5Dəyişiklik edinHədəfdə bir sahəni əl ilə dəyişin və konflikt qaydasının işlədiyini yoxlayın.

İllüstrativ nümunə

Bu, illüstrativ nümunədir. Təhsil mərkəzi söhbətlərdən gələn lead-ləri mövcud CRM-inə ötürmək istəyir. Mapping cədvəli 14 sahədən ibarət olur. Test zamanı üç problem çıxır: hədəf CRM nömrəni yalnız 0 ilə başlayan formatda qəbul edir, «Kurs növü» siyahısında iki dəyərin qarşılığı yoxdur, uzun xülasə 255 simvolda kəsilir.

Qərarlar: nömrə üçün çevirmə qaydası yazılır, iki kurs növü hədəfdə yaradılır, xülasə isə ayrıca «qeyd» sahəsinə göndərilir. İkinci test 20 qeydin hamısını düzgün keçirir və inteqrasiya canlıya çıxır.

Tipik səhvlər

• Mapping-i yalnız texniki komandanın yazması — biznes qərarları təxminlə verilir.
• Hər sahəni iki tərəfli sinxronizasiya etmək.
• Kimlik açarı seçməmək.
• Saat qurşağını nəzərə almamaq.
• Test qeydlərini canlı hesabatda unutmaq.

Məhdudiyyətlər

Mapping sənədi yalnız hər iki sistemin imkan verdiyi qədər dəqiq ola bilər: hədəf API bəzi sahələri qəbul etmirsə, cədvəl bunu dəyişmir. Sistemlər yenilənəndə sahələr dəyişir, ona görə sənəd canlı saxlanılmalı və dəyişikliklər tarixlə yazılmalıdır. Şəxsi məlumatın başqa sistemə ötürülməsi də ayrıca hüquqi qiymətləndirmə tələb edə bilər.

Vexvon-da CRM inteqrasiyası

Vexvon topladığı lead-i şirkətin CRM-inə ötürə bilir: Bitrix24-də nömrə tapılan kimi kart yaranır — əlaqə məlumatı, söhbətin bir cümləlik xülasəsi və kanal ilə. Digər sistemlər üçün yeni lead, tamamlanmış zəng və dəyişən status kimi hadisələr webhook ilə şirkətin öz sisteminə ötürülür. Fayl ilə yükləmədə isə sütunlar sistemdəki sahələrlə uyğunlaşdırılır və təkrar nömrələr təmizlənir. Hansı sahənin hara getdiyini isə sizin sisteminizə görə birlikdə yazırıq. Ətraflı: inteqrasiyalar.

Növbəti addım

İnteqrasiyadan əvvəl doqquz sütunlu cədvəli boş şablon kimi açın və ilk beş sahəni satış rəhbəri ilə birlikdə doldurun: telefon, ad, mənbə, status, xülasə. Səsli agentin CRM-ə qoşulma planını AI zəng agenti CRM inteqrasiyası yazısında ayrıca izah etmişik. Digər yazılar AI CRM bölməsindədir; mapping-i demo zamanı birlikdə hazırlaya bilərik.